Tugas dan tanggung jawab general Affair (GA) – Profesi general affair atau yang dikenal juga sebagai bagian umum selalu bisa kita dengar tersedia di hampir seluruh perusahaan. Peran profesi satu ini sangat penting untuk kelangsungan perusahaan. Artikel ini dibuat berdasarkan pengalaman bekerja sebagai admin GA yang disadur dari berbagai sumber. sejauh ini, pengalaman kerja GA punya perbedaan dalam sistem kerja sesuai dengan bidang perusahaan masing-masing.
General Affair adalah suatu jabatan yang memainkan peranan penting dalam pengelolaan perusahaan. Dalam hal ini, General Affair atau GA biasanya bertanggung jawab mengurus berbagai hal yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Jika diartikan sebagaimana asalnya, GA (General Affair) adalah bidang administrasi yang mengurus bagian umum seputar pengelolaan dan pengadaan alat atau fasilitas perusahaan. Jabatan admin GA ini erat kaitannya dengan divisi HRD (Human Resource Development), jika GA bertugas untuk mengelola barang mati (alat, bangunan, transportasi, legalitas, dll), sedangan HR mengurus sumber daya manusia dalam perusahaan.
Jika kamu tertarik untuk bekerja sebagai admin general affair, ketahui dulu tugas dari admin GA perusahaan. Berikut di antaranya:
Tugas Admin General Affair
Setelah tahu apa itu general affair, selanjutnya hal yang perlu kamu ketahui adalah tugas dan tanggung jawab dari general affair itu sendiri. Tentu saja tugas yang biasanya dibebankan kepada GA adalah semua hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Berikut ini Rubuh.com telah merangkum tugas General Affair sebagai berikut:
1. Mengelola pengadaan barang serta fasilitas operasional perusahaan
Pertama, kamu harus teliti dalam bekerja, pasalnya seorang General Affar bertugas untuk merawat sekaligus mengadakan barang (aset) perusahaan. Jika ada barang yang sekiranya rusak, kamu harus membeli/memperbaiknya supaya tidak menghambat kinerja karyawan.
Barang yang dimaksud adalah seputar laptop, komputer, alat tulis, printer, dan sebagainya. Kamu juga harus teliti dalam mengatur biaya tersebut. Intinya, fasilitas pendukung kerja karyawan perlu benar-benar diketahui oleh GA.
2. Pembayaran atau pembelian
Poin selanjutnya adalah, pembayaran atau pembelian rutin perusahaan. Contohnya: membeli persediaan makanan, minuman, tinta, kertas, dan lain-lain. Pembayaran yang dimaksud seperti pembayaran tagihan listrik, air, internet, Tv kabel dan sebagainya.
3. Menurus perizinan dan legalitas perusahaan
Tugas general affair selanjutnya adalah mengelola legalitas perizinan, baik untuk kebutuhan karyawan ataupun perusahaan. Seringkali staf GA harus menjalin komunikasi ke pihak luar perusahaan.
Contohnya: dalam mengurus perizinan yang meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.
4. Laporan anggaran
Sebagai admi/staf general affair kamu harus membuat laporan anggaran untuk keperluan rapat anggaran nantinya. Kamu harus pandai memilah barang dan apa yang menjadi prioritas untuk dibeli demi menghindari pembengkakan anggaran belanja perusahaan. Laporan ini bisa berupa laporan aset, biaya pengeluaran kantor, atau yang lainnya.
5. Aktif berkomunikasi
Poin yang dimaksud adalah aktif berkomunikasi dengan divisi lain. Tugas dari general affair adalah mengelola aset dan pengadaan barang penunjang perusahaan, karenanya jika ada masukan berupa pengadaan barang untuk masing-masing divisi kamu harus memahaminya.
Intinya, GA harus terbuka terhadap masukan dari karyawan lain dan membuat rencana anggaran tentang hal tersebut.
Kelima poin di atas cukup untuk mengambarkan tugas dari general affair. Namun, hal ini bisa berubah-ubah tergantung perusahaan tersebut bergerak di bidang apa. Untuk lebih jelasnya, penulis telah merangkung secara singkat tugas GA berdasarkan bidang perusahaan.
Baca juga: Pengalaman Kerja Sebagai Pramugari Pesawat, Berapa Gajinya?
Tugas General Affair di perusahaan jual beli
- Mengelola perizinan dan legalitas perusahaan
- Aktif mengurus dan memelihara aset dan fasilitas perusahaan
- Membuat dokumen administrasi
- Mengurus pemeliharaan kendaraan operasional
Tugas General Affair di perusahaan Fast Moving Consumer Goods (FMCG)
- Aktif terlibat dalam urusan lingkup sosial perusahaan dan lingkungan hidup
- Mengurus dokumen legalitas serta administratif lainnya
- Mengelola aset perusahaan (kendaraan, gedung, alat penunjang)
- Koordinasi seputar pelaksanaan kegiatan dan proyek dari perusahaan
Tugas General Affair di perusahaan startup/rintisan
- Seringkali tugas sebagai GA digabung dengan HRD karena minimnya sumber daya/kemampuan perusahaan
- Menyiapkan kebutuhan administrasi (invoice, dan trasnsaksi lainnya)
- Memonitor alat perusahaan apakah masih dapat bekerja dengan baik atau tidak
- Memantau absensi karyawan beserta jam kerjanya
- Mengurus hak-hak karyawan berupa tunjangan seperti BPJS dan asuransi kesehatan
Tugas General Affair di perusahaan manufaktur
- Perusahaan manufaktur adalah badan usaha yang aktif memproduksi barang jadi dari bahan baku mentah dengan menggunakan alat, peralatan, mesin produksi, dan sebagainya dalam skala produksi yang besar.
- Perusahaan ini tergolong besar, jadi relasi yang dibangun juga tidak sembarangan. Berikut beberapa tugas GA di bidang tersebut:
- Membangun relasi dengan pihak luar seperti Pemda, Kepolisian, dan instansi lainnya
- Terlibat dalam kegiatan perizinan perusahaan
- Bertanggung jawab terhadap peralatan perusahaan yang jumlahnya lebih banyak dibanding perusahaan biasa
- Memonitor pekerjaan staf lain seperti satpam, OB, driver dan lain-lain
- Mengatur pengadaan alat beserta dokumen administrasi penunjang
Poin tambahan: Tugas dan pekerjaan umum berhubungan erat dengan uang (lahan basah) jadi sangat mungkin untuk diselewengkan (markup)
Skill Yang Harus Dimiliki General Affair
Tidak sembarang orang bisa melamar kerja dengan posisi General Affair karena diwajibkan untuk memiliki beberapa keahlian yang berhubungan langsung dengan pekerjaan. Jadi sebisa mungkin kamu menguasai bidang tersebut atau setidaknya familiar dengan keahlian tertentu karena hal ini akan sangat membantu menunjang pekerjaan GA kedepannya. Berikut beberapa skill yang biasanya menjadi persyaratan dalam lowongan kerja general affair:
- Administrasi Bisnis
- Manajemen Bisnis
- Komputer Elektronik
- Komunikasi Interpersonal
- Bahasa Asing
- Pengarsipan
Contoh Persyaratan Kerja Sebagai General Affair
Kualifikasi kerja dalam lowongan pekerjaan sebagai GA bisa berbeda tergantung kebijakan perushaan yang bersangkutan, dengan mengetahui kualifikasi ini diharapkan kamu punya gambaran tentang apa saja tugas General Affair yang kemudian berkaca kepada kualifikasi diri, apakah cukup atau tidak. Berikut di antaranya:
Kualifikasi :
- Pendidikan S1 Teknik Informatika/Sistem Informasi.
- Umur maksimal 32 tahun.
- Memiliki pengalaman sebagai Staff General Affair minimal 3 tahun
- Mampu mengerjakan Trouble Shooting Hardware dikantor seperti laptop, printer.
- Terbiasa Melakukan pengecekan maintenance di Warehouse, Office dan Store serta bekerjasama dengan Vendor.
- Prefer yang memiliki pengalaman kerja diperusahaan retail
- Rapih dan detail dalam hal administratif
- Diutamakan yang berdomisili di daerah jakut, jaktim dan bekasi
Kualifikasi :
- Usia Maksimal 30 tahun
- Pendidikan Min. D3
- Berpengalaman minimal 1-2 tahun sebagai Staff GA
- Memiliki Pengalaman sebagai Admin
- Memahami & memastikan semua fasilitas perusahaan dapat berfungsi dengan baik dengan mengelola dan memelihara semua asset perusahaan baik di HO dan cabang
- Mampu mengoperasikan komputer microsoft (word, excel, ppt, dll)
- Bertanggung jawab, disiplin, teliti, helpful, responsif-proaktif-berinisiatif
- Memiliki kemampuan negosiasi yang baik dengan pihak ke-3 (supplier/vendor)
- Membantu proses Stock Opname ATK bulanan
- Melakukan pengarsipan dokumen
Pengalaman Kerja General Affair
Perbedaan mendasara antara GA dengan HRD (Human Resource Development) adalah bagian fokus kerjanya, jika HRD lebih intens menangani sumber daya manusia (SDM), maka divisi general affair mengelola bagian operasional perusahaan secara mendetail.
Baca juga: Pengalaman Kerja Sebagai Payroll Officer Suka Duka
Gampangnya, staff general affair berperan sebagai mitra HRD dan purchasing untuk melancarkan operasional SDM, utamanya keperluan kepegawaian, inventaris dan perkantoran.
Berdasarkan pengalaman orang-orang yang pernah menjadi admin GA, kebanyakan sepakat bahwa seorang GA harus paham banyak hal. Apa maksudnya? Misalnya jika kamu disuruh alat penunjang pekerjaan, kamu tahu barang mana yang bagus, harganya sesuai, dan suppliernya bisa dipercaya.
Jika ada karyawan mengeluhkan tentang alat produksi perusahaan (misalnya), kamu harus menanggapi dan meninjaklanjuti ke atasan demi kenyamanan sekaligus produktifitas perusahaan.
Menjadi seorang GA itu perlu tau yang namanya Do and Dont, catat semua kegiatan yang berkaitan dengan perpindahan barang, sehingga semuanya menjadi jelas, akuntabel dan transparan.
Hal yang berhubungan dengan uang pastilah banyak resikonya, pekerjaan ini diibaratkan sebagai lahan basah bagi mereka yang ‘nakal’. Mark up kwitansi pembelian, permainan dalam pemilihan supplier, korupsi dan penyimpangan sangat mudah karena load pekerjaan GA ada di bidang tersebut.
Gaji General Affair
Sebelum mendaftar pekerjaan sebagai General Affair, tentu saja salah satu hal yang harus diperhatikan adalah gaji yang ditawarkan. Adapun gaji GA yang ditawarkan tergantung dari kebijakan setiap perusahaan.
Umumnya gaji seorang General Affair (GA) berkisar mulai dari Rp 3.000.000 hingga Rp 5.000.000 setiap bulannya. Gaji tersebut merupakan gaji pokok yang belum termasuk dengan insentif lembur, bonus, THR, dan lain-lainnya. Jika dirata-rata. gaji GA di Indonesia adalah Rp 4.300.000.
Namun, tidak menutup kemungkinan akan adanya penambahan gaji. Hal tersebut dikarenakan prestasi yang didapatkan oleh seorang karyawan atau penyelesaian masalah dan mendukung kinerja dalam operasional perusahaan.
Demikian gambaran mengenai tugas umum seorang admin General Affair dari berbagai posisi perusahaan termasuk kisaran gaji General Affair. Semoga artikel ini dapat membantu kamu, khususnya jika tertarik untuk bekerja di bidang tersebut.
